CERN Ski Club Web and DB refinement

Here we collect all suggestions and ideas for the new web pages and database of SCC.

WEB

Web page suggestions:

• http://www.lesgets.com
• http://www.cc-pays-de-gex.fr/assoc/capdg/site_web_capdg.pdf
• http://oswd.org
• look at YCC and scuba diving pages

News:

• possibility to add news without editing the page (integrated system with email alerts and RSS feeds) : CMS

Photos:

• explore possibilities to use flickr or picasa to integrate pictures of club members into the web page (example: http://krakoff.info)

Internal instructor pages:

• phone numbers (allow people editing their own details to update email adresses, how to connect this with the DB?)
• teaching techniques and exercises
• reductions and special offers
• what to do in case of...

Publicity:

• foresee space for our sponsors
• google ads?

DB and internal organization

Herve

• la form qui nous permet de valider un user, tout doit tenir sans utiliser le scrollbar sur un ecran type portable. Le scrollbar est penible et on perd du temps.

Miguel

• contributed his MF2 course notes (for internal instructor pages)

Serge: Compte rendu de notre réunion de midi 14.6.07 sur la BD.

Voici mes propositions de modifications sur la base de données (BD) du SCC:

1. Les champs de la BD du SCC doivent être semblables aux champs de la FFS pour permettre des copiés collés. Ex. Tout doit être en majuscule ! les dates de naissances doivent avoir la même syntaxe, etc.
2. Création d’un bouton copiant automatiquement les enregistrements de la BD du SCC sur celle de la FFS (si possible !)
3. Créer automatiquement par la BD une liste des cartes GIA distribuées par permanences avec leur N° nom etc… Vérifier que le prix est correctement facturé en fonction d’un membre qui est déjà inscrit ou qui s’inscrit pour une carte neige ou des cours et désire en plus la carte GIA ou des personnes n’étant pas membres et ne prenant que la GIA et la cotisation-club.
4. Introduire un taux de conversion monétaire par simple choix dans la BD indiquant clairement la somme totale à payer.
5. Créer un bouton TOTAL de CAISE séparant les encaissements payés en CH, ¤ et par chèques.
6. La personne qui enregistre ou modifie la base de données doit pouvoir être tracée, pour plusieurs raisons :
   • pouvoir déterminer automatiquement la caisse de celui qui a enregistré et encaissé durant la permanence.
   • permettre une sécurité sur les entrées et modifications.
   • pouvoir retrouver la personne qui a enregistré le membre du club si des données ne sont pas conformes aux désirs de ce membre.
7. Introduire des champs programmables en « options qualifiant » le type d’enseignement désiré :
   • niveaux [0..3.5] (existe déjà !)
   • Bosses
   • Super Speed
   • Affinement de la technique
   • Pas de cours seulement encadrement
   • Ski toute neige
   • etc…
   • Remarque : ces champs ne modifient pas le prix des cours, ils nous aident à satisfaire les élèves afin de mieux les regrouper et de leur fournir le moniteur adéquat.
8. Les niveaux de ski des membres, ainsi que leur « options qualifiant » doivent pouvoir être associés à leur nom afin de faciliter la préparation des encadrements de sortie après cours. Un listing devrait pouvoir facilement être imprimé, par niveaux et fourni aux moniteurs qui encadrent la sortie (comme nous l’avons déjà pour les cours). On devrait pouvoir regrouper des « options qualifiant ». Par ex. niveaux ‘x’ avec les niveaux ‘x.5’ pour les sorties après cours.
9. Les noms et tél. des responsables et des moniteurs devraient être accessibles sur le WEB (si on est tous d’accord !)
10. Prévoir des champs pour d’éventuelles nouvelles sections sans avoir à réécrire toute la BD.
11. Vérifier que toutes les combinaisons de sélections fonctionnent et donnent un prix correct.
12. Modifier l’ordre des champs dans l’impression de la liste des membres pour les bus le « Nom et Prénom » serait plus facile car les noms seraient alignés. Actuellement nous avons « Prénom et Nom » comme les prénoms ont des tailles différentes on a de la difficulté à retrouver les noms !
13. Imprimer la liste des élèves, donnée aux moniteurs au début des cours, en gros caractères sur une feuille A4. Avec une dizaine de noms on ne devrait pas (nous les vétérans) avoir besoin de lunettes !!! (nos bras sont trop courts) ;-(. En fin de page il serait intéressant d’avoir une dizaine de fois le nom et le tél du moniteur afin de pouvoir le découper et le donner à ses élèves. Ajouter le n° de tél des responsables du samedi / dimanche ainsi que le n° du service de secours des pistes de la station.

Renzo: Yesterday after the instructors meeting.

* Finds it important that we ask the students about their language knowledge. Three alternatives: English, French, Spanish. People can select one, two or three of these languages to let us know what they are familiar with.

* Doesn't agree with Serge that we need to ask people if they want to know how to do moguls, if they want to race, ski powder, etc. We already have enough choices as it is. We should limit it to ask if they want to have lessons or if they simply want to ski with an instructor who shows them the resort.

* One big issue with the current web interface to the database is how changes to a student is handled. Once you have organised students into groups, changing a student (for example the level of a student) is difficult. You need to remove the student from the group, go to the page where the inscription of the student is made, make the change and then put the student back into the group again.

* Another thing related to this is that it seems that the view where you organise the students into groups is fairly limited (you only see the name and level of the student). It would help a lot if you could also see the language the student speaks and if he/she wants to have lessons or simply skit with an instructor who shows them the resort.

Gabi: 29/06/2007

Presubscription web page (in oraweb, generated from the DB information):

• should allow multiple choice of activities
• should not require members every season to complete the registration form again (but have some form of account to access member information)
• script generating the summary for paying members should NOT show amount in CHF (only EUR) -> currently the trick on the conversion rate in the DB is used to disable the display
• for financial reporting: breakdown of member payments (eg. TOTAL = GIA+COURSE+....)
• GIA reporting:
  • make adding the GIA card number mandatory when handing out the card - now it is filled in as a comment (sometimes!)
• generate an email list of all members from DB and make the email alias ("skiclub-all-members") always up-to-date

Single logon would be good (to access wikis, forums, registration, ...).

Gabi will send us more detailed specification of the reports she wants.

Public web page:

• ski fond page should be unified with the rest
• improve the language aspect: consistency between FR/EN versions (bilingual pages versus parallel pages in each language separately -> to be decided)
• add photos of instructors and the comite -> "visit cards" where instructors could update information about themselves etc (wiki?)
• news on the main page + archive of news (integrated with sending email, should be possible without editing the html page directly)

Note:

• gym subscription starts in August -> take this into account when planning the DB changes

• Set ALLOWTOPICCHANGE = JakubMoscicki MaciejPeryt PeterKarlsson
• Set ALLOWWEBVIEW = JakubMoscicki MaciejPeryt PeterKarlsson

-- JakubMoscicki - 19 Jun 2007