Ski Club Web and DB Meeting: 23.07.2007

Members Registration (permanance efficiency improvement)

Payments online

Low priority by now. Check with Renzo later for the institutional number in France.

FFS/SCC integration

IMPORTANT

1. Les champs de la BD du SCC doivent être semblables aux champs de la FFS pour permettre des copiés collés. Ex. Tout doit être en majuscule ! les dates de naissances doivent avoir la même syntaxe, etc.
   • FFS registration needed before carte neige may be printed
2. Création d’un bouton copiant automatiquement les enregistrements de la BD du SCC sur celle de la FFS (si possible !)
   • check with Derek Mathiewson who did it already few years ago

Online registration

Presubscription web page (in oraweb, generated from the DB information):

1. should not require members every season to complete the registration form again (but have some form of account to access member information)

GIA

Presubscription page:

1. IMPORTANT make adding the GIA card number mandatory when handing out the card - now it is filled in as a comment (sometimes!)
2. IMPORTANT Créer automatiquement par la BD une liste des cartes GIA distribuées par permanences avec leur N° nom etc… Vérifier que le prix est correctement facturé en fonction d’un membre qui est déjà inscrit ou qui s’inscrit pour une carte neige ou des cours et désire en plus la carte GIA ou des personnes n’étant pas membres et ne prenant que la GIA et la cotisation-club.

Money/financial reporting

1. Introduire un taux de conversion monétaire par simple choix dans la BD indiquant clairement la somme totale à payer.
2. Créer un bouton TOTAL de CAISE séparant les encaissements payés en CH, ¤ et par chèques.
3. script generating the summary for paying members should NOT show amount in CHF (only EUR) -> currently the trick on the conversion rate in the DB is used to disable the display
4. For financial reporting: breakdown of member payments (eg. TOTAL = GIA+COURSE+....)
5. IMPORTANT Gabi's proposal: kassenreport.doc
   1. Le rapport est relativement simple à créer: toutes les informations sont disponibles dans le tableau VERSEMENTS.
   2. Typiquement, le rapport sera executé et imprimé pour chaque caisse après la permanence.

Tracability of DB operations

IMPORTANT

1. La personne qui enregistre ou modifie la base de données doit pouvoir être tracée, pour plusieurs raisons :
   • pouvoir déterminer automatiquement la caisse de celui qui a enregistré et encaissé durant la permanence.
   • permettre une sécurité sur les entrées et modifications.
   • pouvoir retrouver la personne qui a enregistré le membre du club si des données ne sont pas conformes aux désirs de ce membre.

-> single logon

Forms improvements

• IMPORTANT la form qui nous permet de valider un user, tout doit tenir sans utiliser le scrollbar sur un ecran type portable. Le scrollbar est penible et on perd du temps.
• IMPORTANT Gabi's proposal: SCC payments form
  1. la liste des prestations est à générer de notre base de données;
  2. les prix affichés pour les prestations sont à initialiser en Euro avec les valeurs dans la base de données;
  3. uniquement si une prestation est cochée, son prix et le champ Remarques peuvent être édités;
  4. le changement du moyen de paiement vers une option dans une autre monnaie (Euro <-> CHF) met automatiquement à jour les prix initiaux;
  5. le total qui figure en bas de la liste est calculé automatiquement en fonction des prestations cochées et les prix saisis (peut-être un bouton "calculer" sera nécessaire pour forcer le calcul après un changement);
  6. le montant du paiement est initialisé avec le total, mais peut être modifié;
  7. après avoir appuyé sur le bouton "confirm", la table VERSEMENTS est actualisée: sont à insérer des lignes en fonctions des prestations cochées.

Courses/groups management

Ski options

Just add options non-mandatory, no promises needed, no further automatic processing of this information

1. Introduire des champs programmables en « options qualifiant » le type d’enseignement désiré :
   • niveaux [0..3.5] (existe déjà !)
   • Bosses
   • Super Speed
   • Affinement de la technique
   • Pas de cours seulement encadrement
   • Ski toute neige
   • etc…
   • Remarque : ces champs ne modifient pas le prix des cours, ils nous aident à satisfaire les élèves afin de mieux les regrouper et de leur fournir le moniteur adéquat.

1. Renzo doesn't agree with Serge that we need to ask people if they want to know how to do moguls, if they want to race, ski powder, etc. We already have enough choices as it is. We should limit it to ask if they want to have lessons or if they simply want to ski with an instructor who shows them the resort.

Students/groups reassignment during courses

1. One big issue with the current web interface to the database is how changes to a student is handled. Once you have organised students into groups, changing a student (for example the level of a student) is difficult. You need to remove the student from the group, go to the page where the inscription of the student is made, make the change and then put the student back into the group again.

Languages

Indicate that this is the Franch speaking club, language preference is not binding

IMPORTANT

1. It is important that we ask the students about their language knowledge. Three alternatives: English, French, Spanish, POLISH ;-). People can select one, two or three of these languages to let us know what they are familiar with.

Printing and reporting

1. It seems that the view where you organise the students into groups is fairly limited (you only see the name and level of the student). It would help a lot if you could also see the language the student speaks and if he/she wants to have lessons or simply skit with an instructor who shows them the resort.
2. Les niveaux de ski des membres, ainsi que leur « options qualifiant » doivent pouvoir être associés à leur nom afin de faciliter la préparation des encadrements de sortie après cours. Un listing devrait pouvoir facilement être imprimé, par niveaux et fourni aux moniteurs qui encadrent la sortie (comme nous l’avons déjà pour les cours). On devrait pouvoir regrouper des « options qualifiant ». Par ex. niveaux ‘x’ avec les niveaux ‘x.5’ pour les sorties après cours.
3. IMPORTANTModifier l’ordre des champs dans l’impression de la liste des membres pour les bus le « Nom et Prénom » serait plus facile car les noms seraient alignés. Actuellement nous avons « Prénom et Nom » comme les prénoms ont des tailles différentes on a de la difficulté à retrouver les noms !
4. IMPORTANTImprimer la liste des élèves, donnée aux moniteurs au début des cours, en gros caractères sur une feuille A4. Avec une dizaine de noms on ne devrait pas (nous les vétérans) avoir besoin de lunettes !!! (nos bras sont trop courts) ;-(. En fin de page il serait intéressant d’ avoir une dizaine de fois le nom et le tél du moniteur afin de pouvoir le découper et le donner à ses élèves. Ajouter le n° de tél des responsables du samedi / dimanche ainsi que le n° du service de secours des pistes de la station.

Single logon

1. Single logon would be good (to access wikis, forums, registration, ...).
2. for CERN and non-CERN instructors

Public Web Information

Contact list

1. les noms et tél. des responsables et des moniteurs devraient être accessibles sur le WEB (si on est tous d’accord !)
   • protected area (for club members): YCC example -> see E. Bravin
2. add photos of instructors and the comite -> "visit cards" where instructors could update information about themselves etc (wiki?)
3. phone numbers (allow instructors editing their own details to update email adresses, how to connect this with the DB?)

Language

1. English/Francaise
2. improve the language aspect: consistency between FR/EN versions (bilingual pages versus parallel pages in each language separately -> to be decided)

News and emails

1. news on the main page + archive of news (integrated with sending email, should be possible without editing the html page directly, RSS feeds?)
2. generate an email list of all members from DB and make the email alias ("skiclub-all-members") always up-to-date

Public Web Page Appearance

Makieta Petera:

Suggestions / references

• http://www.lesgets.com
• http://www.cc-pays-de-gex.fr/assoc/capdg/site_web_capdg.pdf -> http://www.cc-pays-de-gex.fr/assoc/capdg/
• http://oswd.org
• look at YCC and scuba diving pages

Ski information (METEO/Security)

• weather reports, snow reports, meteofrance, security

Photos

• explore possibilities to use flickr or picasa to integrate pictures of club members into the web page (example: http://krakoff.info)

Publicity

• foresee space for our sponsors
• google ads?

Internal Web Pages

• phone numbers (allow people editing their own details to update email adresses, how to connect this with the DB?)
• teaching techniques and exercises:
  • noticias MF2 de Miguel
    • 20070322_MF2_Adultos_Moyennes_Techniques.doc
    • 20070322_MF2_Adultos_Sypnosis.doc
    • 20070322_MF2_Test_Etoiles_Gamin.doc
    • 20070323_MF2_Fundamentaux.doc
• reductions and special offers
• what to do in case of...

Comite internal web page

-- JakubMoscicki - 23 Jul 2007